Det er muligt at sætte BookingStudio op, så der kan arbejdes med afdelinger.
Det er en app, der skal installeres - kontakt venligst BookingStudio. Når Afdelingsappen er installeret, kan man finde den under Kontrolpanel -> Oversigt -> Afdelinger.
De overordnede tanker med afdeling er, at man kan:
- Logge på en afdeling og i den forbindelse "arbejde" med den afdelings ferieboliger og reservationer samt bogføre på den afdelings konti
- Få vist oversigter sorteret på afdeling
- Tilrette dokumenter (bl.a. lejekontrakt) så kontaktoplysninger stemmer overens med den afdeling ferieboligen er tilknyttet
En lidt mere detaljeret beskrivelse af de enkelte områder, der påvirkes af "Afdelinger":
Afdelinger
- Man kan oprette så mange afdelinger man vil - også "løbende"
- Hver afdeling har egen adresse
- Hver afdeling har (kan have) egen email
- Hver afdeling har (kan have) eget telefonnummer
- Hver afdeling tildeles en unik "Afdelingskode"
Ferieboliger
- Alle ferieboliger skal tilknyttes en afdeling
- Ændres afdelingskoden for en feriebolig, er det KUN fremtidige reservationer der får den nye afdelingskode. Reservationer oprettet inden skiftet, beholder den "gamle" afdelingskode
Reservationer
- Alle reservationer stemples på oprettelsestidspunktet med Afdelingskoden for den afdeling, ferieboligen tilhører, og kan ikke efterfølgende ændres
- Man kan godt ombooke fra en Afdeling A til en Afdeling B, MEN al bogføring vil fortsat ligge på afdeling A for den pågældende reservation - også kommende bogføringslinjer = Bogføring følger ALTID oprindelig afdeling
- OBS Når man opretter Afdelinger, vil alle reservationer oprettet inden der er oprettet afdelinger, ikke blive stemplet med en afdelingskode. Dette skyldes at afdelingskoden stemples på reservationens oprettelsestidspunkt
Økonomi
- Der kan oprettes forskellige afdelings-likvidkonti til FrontDesk, der gør at man kan se fra hvilken afdeling bogføringen er foretaget.
- Hvis det er muligt, skal man opsætte afdelinger i sit økonomisystem. Benytter man e-conomic-appen, skal der oprettes afdelinger i e-conomic, der efterfølgende skal mappes BookingStudios afdelinger i e-conomic-appen
Service
- Ønsker man at se Servieoversigten pr. afdeling, aktiveres dette under "Rengøringsstyring, Indstillinger"
- Servicegrupper kan tilknyttes en eller flere afdelinger, alt efter på hvilken afdeling man gerne vil kunne benytte servicegruppen
Bruger
- Når man logger på, skal man vælge hvilken afdeling, man ønsker at "arbejde" i - systemet foreslår den afdeling man senest var logget på, men det er enkelt at vælge en anden afdeling
- De fleste af de menupunkter man benytter i dagligdagen, vil default være sorteret på den afdeling man er logget ind i - men man vil kunne vælge at se en anden afdeling eller "alle afdelinger" for det pågældende menupunkt (f.eks. Ferieboliger, FrontDesk og Forbrugssedler)
- En bruger kan se alle afdelinger og brugerens rettigheder er de samme uanset hvilken afdeling han/hun er logget på
Dokumenter
- Man skal forvente at der skal lavet noget bruger tilretning i dokumentskabelonerne, f.eks. hvis der skal være forskellige afsenderadresse/telefon oplysninger på de forskellige afdelinger
Vedhæftede filer
- Det er muligt at filtrere hvilke filer, der skal vedhæftes lejekontrakten, på afdelinger
Rapporter
- Vær opmærksom på, at Afdelinger kan fremgå forskelligt fra rapport til rapport. F.eks. tager alle økonomirapporter ALTID på reservationen, hvorimod andre rapporter kan tage på ferieboligen (der jo kan have skiftet afdeling). Så husk - man kan ikke sammenligne på tværs af forskellige rapporter
Kommentarer
0 kommentarer
Log ind for at kommentere.