Artikler i denne sektion

Se mere

Allotment begrebet udfases

Avatar
Camilla Flensborg
Opdateret
Følg

Mandag den 6. november 2017 idriftsætter vi en større ændring i BookingStudio.

Ændringen er et af konferenceønskerne fra OmBooking 2017, som fjerner allotment begrebet fra BookingStudio ud fra den betragtning, at når et hus er tilknyttet en sæsonkalender, så er der også “allotment” på de perioder, denne kalender består af.

Vi har i samme ombæring ændret håndteringen af sæsonpriser.

Priser er nu blot tilknyttet et årstal og en sæsonkode og ikke som tidligere, hvor de var tilknyttet sæsonkalenderen.
Det betyder, at man fremover kan udskifte en sæsonkalender uden, at det berører de priser, man allerede har tilknyttet den enkelte feriebolig.
Det bliver nu også muligt at udlæse eksisterende sæsonpriser til Excel -> redigere dem -> hvorefter de igen kan indlæses i BookingStudio - automatisk tilknyttet det ønskede årstal og de berørte ferieboliger.

For hver sæsonkalender et hus er tilknyttet, har huset også en status for tilknytningen.
(Det havde vi også tidligere - der lå det på allotment).
Status kan være en af følgende: “Option”, “Option med priser” samt “Booking”. Denne status har vi nu placeret i tilknytningen mellem ferieboligen og kalenderen, og derudover udvidet den med en ekstra status ,som hedder “Tillad ikke bookinger”.

Spørgsmål og svar

Spm: Hvad er fordelene ved denne ændring?

Svar: Der er som nævnt en lang række fordele. Den mest åbenlyse er, at der er et begreb mindre at forholde sig til. Allotment findes ikke mere. Så snart et hus er tilknyttet en sæsonkalender, så kan det bookes (hvis ellers status ikke er sat til “Tillad ikke bookinger”).

Derudover er det nu blevet meget enkelt at skifte kalender på et hus - man vælger blot en anden kalender. Åbning af en sæson for et eller flere huse kan ligeledes foretages med nogle få klik.

Spm: Hvilke skærmbilleder og funktioner er ændret?

Svar:

  • Menupunktet “Allotment” for et hus hedder nu “Blokeringer”. Det fungerer præcis som tidligere, bortset fra at delen med allotment er væk.
  • Siden hvor man indtaster priser for et hus er ændret fuldstændig
  • “Bulkallotment” findes ikke mere og erstattes af en anden funktion
  • “Konvertering af allotment” findes ikke mere, og erstattes af en status, der kan masseopdateres
  • “Overfør sæsonpriser” er ændret
  • “Åbn sæsonkalendere” - nyt menupunkt, der muliggør tilknytning af huse til en ny sæson på en enkel måde
  • “Kalenderstatus” - nyt menupunkt, der giver et overblik over status for hhv. kalender og priser på alle huse for et givent år:
    • Hvilke huse er tilknyttet hvilket kalendere
    • Hvilke huse mangler at blive tilknyttet en kalender
    • Hvilke huse mangler købs- eller salgspriser

Spm: Hvordan lægger jeg så priser på et hus?

Svar:I kan gøre det på følgende måder:

  • I kan indtaste priserne manuelt
  • I kan kopiere priserne fra en anden bolig
  • I kan indlæse priserne fra et regneark
  • I kan overføre dem fra et tidligere år (som i også kunne tidligere)

Spm: Hvad med de beregninger, man tidligere kunne lave på priserne?

Svar: Man kan stadig lave nogle beregninger på salgspriserne. Det er dog blevet noget mere simpelt.

Med muligheden for at importere priser fra et Excel ark, så kan I også lave beregningerne i Excel, hvilket giver jer fuldstændig frihed. Når priserne i Excel-arket er som ønsket, så importerer I blot arket i BookingStudio, og så ligger priserne på huset.

Spm: Hvad er den bedste måde at justere priserne på for alle eller nogle huse, når man skal åbne en ny sæson?
Svar: Hvis I eksempelvis skal til at gøre klar til at åbne sæsonen for 2019, kan I gøre det på følgende to måder:

  • Eksporter priserne fra et tidligere år til Excel, beregn de nye priser, og importer til det nye år
    Vælg Administration > Kalenderstatus
    Skift til 2018 og udlæs alle priserne for alle huse for 2018 til Excel
    Ret sæsonåret for alle huse i Excel arket til 2019 og beregn / juster priserne. I kan gøre det for alle huse eller kun for en gruppe huse (ved at slette rækkerne med de huse, der ikke skal berøres). BookingStudio er ligeglad med om alle husene er der.
    Skift over til 2019 i BookingStudio og indlæs de justerede priser.
  • Benyt funktionen “Overfør sæsonpriser”
    Her kan I angive fra- og til år som tidligere og sætte tal op for beregning.
    Vis de beregnede priser for de huse, der er involverede.
    Vælg de huse, hvor priserne skal overføres, og overfør dem
    eller …
    Exporter de beregnede priser til Excel, juster priserne og indlæs dem til det nye år som beskrevet i metode 1.

Spm: Hvordan skal format/kolonner være, når man indlæser priser fra Excel?

Svar: BookingStudio forventer, at der altid findes nogle bestemte kolonner med nogle bestemte overskrifter. Antallet af kolonner afhænger af, hvor mange sæsonkoder der er i jeres system, og hvor mange valutaer I benytter jer af.

I kan lave et eksempel / en skabelon ved at udlæse priser for et eller flere huse - så har I det korrekte udseende. Der er nogle regler:

I må gerne tilføje flere kolonner end dem, der er i forvejen (f.eks. til mellemregninger), men IKKE fjerne de kolonner, som systemet laver. I må også godt ændre rækkefølgen af kolonnerne. Der må ikke være flere kolonner med samme overskrift.

Spm: Hvilken version af Excel skal man bruge?

Svar: BookingStudio forventer et regneark, der er gemt i formatet XLSX (Microsofts Excels format fra 2007 og frem) og kun det. I kan IKKE benytte det gamle format XLS og heller ikke Open Office formater.

Hvis I bruger en Apple computer, kan I åbne et udlæst Excel ark i Numbers, viderebehandle priserne dér og derefter eksportere dokumentet til XLSX format, der så kan indlæses af BookingStudio.

Spm: Er der ikke risiko for fejlindtastning eller forkerte beregninger?

Svar: Der er jo altid en risiko for, at man kommer til at taste forkert, f.eks. at man kommer til at indtaste EUR priser, hvor der skulle være DKK priser, hvilket jo vil påvirke indtjeningen dramatisk i negativ retning.

Derfor har vi også indført, at I kan sætte nogle grænser for, hvor stor eller lille dækningsgraden må blive, når man indtaster, kopierer eller importerer priser. Disse kunne f.eks.være:

  • Advar hvis salgsprisernes dækningsgrad bliver mindre end 30%
  • Bloker hvis salgsprisernes dækningsgrad bliver mindre end 10%
  • Advar hvis salgsprisernes dækningsgrad bliver større end 40%
  • Bloker hvis salgsprisernes dækningsgrad bliver større end 50%
  • Disse grænser kan I indstille under Kontrolpanel > Sæsonpriser.
  • Endvidere er der en meget skrap kontrol af regnearket, når man indlæser priser derfra - hvis systemet opdager noget, der ikke ser korrekt ud, så vises der hvad fejlen er, og der indlæses intet.

Spm: Nu har jeg lagt priser på en ny sæson - hvordan får jeg så åbnet for husene?

Svar: Åbning af huse er nu en separat handling, adskilt fra overførsel af priser. Det kan gøres på flere måder:

  1. Hvis man vil åbne for en eller flere kalendere samlet:
    Gå ind under Administration > Sæsoner > Åbn sæsonkalendere
    • Vælg den "fra-sæson" og "fra-kalender", der skal åbnes
    • Vælg den nye sæson og den "til-kalender", de skal åbnes for
    • Klik "Vis ferieboliger" for at få vist de mulige huse
    • Angiv en bookingstatus
    • Marker de boliger ,der skal åbnes
    • Klik "Åbn ferieboliger"
  2. Hvis man vil vælge nogle enkelte huse og åbne dem:
    • Gå ind under Administration > Sæsoner > Kalenderstatus
    • Markér de huse ,der skal åbnes for
    • Klik på knappen [ Handlinger (antal) ]
    • I den dialog der åbner, sørg for at sæsonkalenderen står til (uændret) og vælg så den ønskede nye status for husene (f.eks. “Tillad bookinger”)
    • Klik "Gem"
  3. Hvis man vil åbne et enkelt hus:
    • Søg huset frem i supersøgeren og vælg "Priser"
    • Vælg den sæsonkalender og sæsonstatus huset skal have
    • Klik "Gem ændringer"

Spm: Hvad nu hvis man skal åbne et nyt hus midt i en sæson?

Svar: Da huse nu tilknyttes en sæsonkalender som helhed, er det jo enten / eller. I kan gøre én af to ting:

Hvis det er mange huse, der skal åbnes på en gang, så kan det være hensigtsmæssigt at oprette en speciel kalender, der kun dækker den del af sæsonkalenderen der skal gælde for disse huse, og så knytte husene til den.

Hvis det kun er et enkelt hus, så tilknyt huset til kalenderen og opret en blokering i den periode, hvor huset endnu ikke er tilgængeligt.

Spm: Hvordan får jeg yderligere hjælp?

Svar: Vi har lavet en række hjælpe-artikler, der forhåbentligt giver svar på de fleste spørgsmål. Artiklerne findes her:

Er der yderligere spørgsmål er du, som altid, velkommen til at ringe til vores support.

 

Relaterede artikler

Kommentarer

0 kommentarer

Log ind for at kommentere.

Drevet af Zendesk