Udlægsbilag - Automatisk upload af bilag til BookingStudio

Beskrivelse

Med udlægsbilag er det muligt at taste købs- og salgspriser på forskellige kreditorer, samt at vedhæfte indscannede bilag til udlæg oprettet i BookingStudio.

Vedhæftning af bilag foregår automatisk via et program, der kører på en dedikeret maskine. Programmet overvåger en mappe, og når der i den mappe kommer et nyt bilag (typisk scannet ind), så uploades det automatisk til BookingStudio som et udlægsbilag.

I BookingStudio kan bilagene efterfølgende let blive tilknyttet de rette udlæg.

Hvis du ønsker denne funktion, skal den bestilles og sættes op af BookingStudio eller Kortermann IT.

Udlægsbilag

Du finder Udlægsbilag her: Administration -> Kreditor -> Udlægsbilag.
Alternativt kan du søge efter "Udlægsbilag" i super-søgeren.

Workflow

Først skal du uploade de eksterne bilag du vil bruge til udlæg  - f.eks. fakturaer fra håndværkere:

1. Klik på "Tilføj flere filer" og vælg den eller de filer fra din computer, der skal tilføjes.
   Dette kan gøres over flere omgange, da filerne foreløbigt blot bliver sat i en kø.
   
   
   
2. Når alle de ønskede bilag er tilføjet: Klik på "Start upload".
   
   
   
3. Når bilagene er uploadet føjes de til listen i nederste venstre side.
   
   
4. Du skal nu gå hvert bilag igennem (klik på det bilag du vil arbejde med) og udfylde følgende felter:
   
   
   
   • Kreditor: Hvem skal udlægget udbetales til. (Her kan du vælge mellem de kreditorer der er oprettet i BookingStudio med flueben i "Ekstern kreditor" eller der er valgt under Indstillinger - se længere nede på siden)
     
     
   • Debitor: Hvilken kreditor (husejer) skal betale for udlægget.
     Der kommer en advarsel, hvis der vælges en debitor, der ikke har feriebolig med en tilknyttet sæsonkalender for året for betalingsdatoen.
     
     
   • Afdeling: Hvis der afregnes per afdeling bestemmer dette felt hvilken afdeling udlægget afregnes i.
     
     
   • Betalingsdato: Forfaldsdato - bruges i afregninger, der begrænses på dato
     
     
   • Reference: Benyttes til at indsætte en reference til det oprindelige dokument.
     Dette felt benyttes ikke internt i BookingStudio, men er udelukkende til at holde styr på en evt. reference til eksterne dokumenter.
     
     
   • Salgspris/Vare: Afhængigt af hvordan du har sat udlægsbilagssiden op, skal du her enten bare indtaste beløbet, som skal afregnes, eller indtaste en mere detaljeret varelinje med: en vare, en enhedspris og antal solgte enheder.
     OBS: Hvis du ikke indtaster en pris,vil du oprette et udlæg med kr. 0,-
     
     
   • Tekst på udlæg: Beskrivelsen på udlægget.
     
     
5. Når ovenstående informationer er udfyldt, kommer der en check markering på det enkelte bilag i listen, og dette bilag er nu klar til at et udlæg kan oprettes.
   
   
   
6. Klik på "Gem og næste" knappen for at gemme de indtastede oplysninger. Ellers gemmes oplysningerne kun indtil siden genindlæses.
   (Hvis du har flere udlæg, som du ikke har fået gemt kan du trykke på "Gem liste" øverst til højre for at gemme alle ændringer).
   
   
   
7. Når bilagene er klar, kan du oprette udlæggene ved enten at markere et eller flere bilag eller ved at trykke "Marker alle". Når bilagene er valgt, klik på "Opret udlæg" hvorefter udlæggene oprettes og bilagene fjernes fra listen.
   

Hvis du har fortrudt et uploadet bilag kan du markere det og klikke på "Slet" for at fjerne det fra listen. 

Indstillinger

Første gang du benytter Udlægsbilag, kan det være en fordel at starte med at gå i Indstillinger.

Her kan du ændre, hvordan visse dele af skærmbilledet opfører sig. Disse indstillinger er globale og påvirker alle bureauets brugere.

• Antal dage indtil betalingsdato: Styre antal dage efter dags dato, som betalingsdatoen sættes til som standard
• Grænse for kreditorskiftede boliger
• Advarsel når salgspris overstiger: Hvis dette felt sættes til en værdi over 0, vil bilag hvor den indtastede pris overstiger dette blive markeret med en orange kant.
• Standard valgt vare: Standard-varen, som benyttes, hvis varevalg er slået fra eller kompakt visning er slået til.

• Vareliste: Styrer hvorvidt standard-vare altid benyttes eller om man selv kan vælge en anden vare.
  
  
• Kreditorliste: Styrer hvilke kreditorer som skal vises i kreditor-listen. OBS selv om ordet "kreditor" benyttes her, er det sjældent husejere der skal vælges i dette felt men oftest "eksterne kreditorer" fx håndværkere som du kan oprette på samme måde som interne kreditorer og sætte et flueben i stamdata der indikerer at der er tale om en ekstern kreditor.
  (Hvis du ikke benytter eksterne kreditorer og vælger dette filter i indstillinger, vil du kun få mulighed for at vælge "Bureau" i Kreditoroversigten og derved slippe for at skulle scrolle gennem alle interne kreditorer).
  
  
• Debitorliste: Styrer hvilke af jeres kreditorer (husejere), som skal vises i debitor-listen.
  
  
• Visning: Styrer hvordan varer skal tastes ind. Hvis Kompakt visning er valgt, skal man blot taste en pris ind for udlægget, ellers skal varen udfyldes med en enhedspris og et antal enheder.

Ekstra

Udlægsbilag er et modul, der er indeholdt i nogle abonnementer - Hvis du ikke har dette modul inkluderet er det muligt at tilkøbe.