Denne artikel er en introduktion til varefordeling. Vi anbefaler, at du læser denne, inden du tager denne funktion i brug, så du har den grundlæggende forståelse for, hvordan funktionen virker, og hvad du kan bruge det til.
Begreber
Til at starte med skal vi lige have styr på et par begreber, som danner grundlag for forståelsen af denne artikel.
Varefordelingstyper
Dette er en handling du opsætter systemet til at kunne udføre, det kan eksempelvis være en rabat, dekort eller en skade. Du opretter og ændrer varefordelingstyperne i kontrolpanelet, og her bestemmer du også hvilke konti bogføringen af disse skal ske på.
Varefordeling
Dette er den konkrete kreditering eller debitering du giver gæsten, når du anvender en varefordelingstype.
Varefordelingstyper indeholder en intern revision, som opdateres automatisk hver gang du ændrer dens opsætning. Når du anvender en af disse, bliver revisionen stemplet, og det er denne revision, der efterfølgende anvendes, når varefordelingen finder sted. Dette sikrer at hele håndteringen af en varefordeling altid sker med samme konfiguration.
Ikke fordelt varefordeling
Dette er et udtryk for den tilstand en varefordeling har, når du har krediteret eller debiteret gæsten, men endnu ikke har taget stilling til hvordan den afregnes på købssiden. Der kan vælges mellem bureau og ferieboligejeren, eller en kombination af disse. Når en varefordeling har denne tilstand vil købet på varen være bogført på en ventekonto.
Fordelt varefordeling
Dette er et udtryk for den tilstand en varefordeling har, når du har taget stilling til, hvordan den skal håndteres på købssiden. Når en varefordeling har denne tilstand er den færdiggjort, og kan ikke ændres yderligere. Bogføringen vil på dette tidspunkt være færdiggjort.
Sådan opretter du en varefordelingstype
- Opret den vare som du vil anvende til varefordeling. Varen skal være tilgængelig for alle ferieboliger, og på alle de målgrupper du anvender internt i bureauet. Det er vigtigt, at du opretter en særskilt vare til hver enkel varefordelingstype, og vi anbefaler at kreditoren på denne vare er bureauet selv.
- Opret den ønskede varefordelingstype under kontrolpanel. Her vælger du den vare, som du netop har oprettet. Bemærk at en vare kun kan anvendes på en varefordelingstype og, at varen efterfølgende er låst til denne. Dette er vigtigt, da det kan være at de forskellige varefordelingstyper skal behandles forskelligt i skatteindberetning eller andre steder i systemet. Du skal også her tage stilling til, hvordan den skal bogføres (tal med jeres bogholder om dette).
- Du er nu klar til at benytte varefordeling.
Købsdelen af en varefordeling kan deles mellem bureauet og ferieboligejeren efter eget valg. Du kan godt stå i en situation, hvor du ikke præcis kender fordelingen, og derfor understøtter varefordeling, at du kan udskyde denne beslutning til senere, og du kan afklare det i ro og mag, når gæsten er betjent. Dette kalder vi om varefordeling er fordelt eller ikke fordelt. Hvis du vælger at udskyde fordelingen, udskyder du også selve bogføringen.
Sådan opretter du en varefordeling
Varefordeling er understøttet både ved ankomst, ophold og afrejse i Front Desk. Når du har klikket dig ind på en reservation, kan du tilføje varefordelingen samme sted som du tilføjer varer. Ved at klikke på den lille pil ved siden af “Tilføj vare” knappen, får du mulighed for at vælge en af de varefordelingstyper, som du har oprettet.
Når du har valgt hvilken, du ønsker at give gæsten, får du en dialog, frem hvor du kan indtaste det ønskede beløb samt den tekst, som skal fremgå af ordrelinjen for gæsten.
Her kan du også bestemme om beløbet skal fordeles med det samme, eller om du vil udskyde fordelingen til senere (mere om det lige om lidt). Hvis du vælger at fordele den med det samme, skal du angive, hvor meget ferieboligejeren skal betale. Restbeløbet henføres altid til bureauet.
Du skal skrive en tekst til dem, som har andel i denne varefordeling. Altså hvis husejeren skal afholde hele beløbet eller blot en del af den, skal du skrive en tekst til ferieboligejeren. Denne tekst vil efterfølgende vises på ferieboligejeroversigten samt på efterfølgende afregninger.
Hvis bureauet betaler en andel, skal du også angive en tekst til dette.
Hvordan bogføres en varefordeling?
Bogføringen er forskelligt alt efter, hvordan du vælger fordelingen skal være, og om du vælger at fordele den med det samme, eller om du vælger at udskyde fordelingen til gæsten er betjent.
Herunder komme der eksempler på de mulige scenarier, som alle antager at du har oprettet en varefordelingstype, der hedder “Rabat”, at denne er konfigureret med en vare, der hedder “Rabat” og, at denne har bureauet som kreditor (som vi anbefaler).
Scenarie 1: Bogføring hvis der fordeles med det samme
Du giver kunden en “Rabat” på 100,00 DKK.
Hvis du vælger at fordele med det samme, vil systemet lave en ordrelinje på den vare, der er valgt under den pågældende varefordelingstype. Selve bogføringen på denne ordrelinje vil være anderledes end normalt varesalg.
Hvis “Rabatten” skal betales af bureauet
- Der oprettes en ordrelinje med varen Rabat og kreditoren sættes til varens kreditor (det er vigtigt, at man på varen har valgt bureauet som kreditor, hvis varen har flydende kreditor, vil kreditoren blive ferieboligens kreditor)
- Købsprisen på denne ordrelinje sættes til 0 kr.
- Bogføringen på ordrelinjen vil være:
Debitor | -100,00 DKK |
Rabat varesalg (bureau andel): | 100,00 DKK |
Hvis “Rabatten” skal betales af ferieboligejeren
- Der oprettes en ordrelinje med varen Rabat og kreditoren sættes til ferieboligejeren (uanset hvilken kreditor varen har)
- Købsprisen på denne ordrelinje sættes til 100,00 DKK
- Bogføringen på ordrelinjen vil være:
Debitor | -100,00 DKK |
Rabat varesalg (ferieboligejer andel) | 100,00 DKK |
Rabat varekøb (ferieboligejer andel) | -100,00 DKK |
Kreditor | 100,00 DKK |
Hvis “Rabatten” skal fordeles mellem bureauet og ferieboligejeren
Her antager vi, at “Rabatten” skal fordeles med 70,00 DKK til ferieboligejeren og 30,00 DKK til bureauet.
- Der oprettes en ordrelinje med varen Rabat og kreditoren sættes til ferieboligejeren (uanset hvilken kreditor varen har)
- Købsprisen på denne ordrelinje sættes til 70,00 DKK
- Bogføringen på ordrelinjen vil være:
Debitor | -100,00 DKK |
Rabat varesalg (ferieboligejer andel) | 70,00 DKK |
Rabat varesalg (bureau andel) | 30,00 DKK |
Rabat varekøb (ferieboligejer andel) | -30,00 DKK |
Kreditor | 30,00 DKK |
Scenarie 2: Bogføring hvis der fordeles senere
Hvis “Rabatten” skal betales af bureauet
Følgende sker på det tidspunkt rabatten gives
- Der oprettes en ordrelinje med varen Rabat og kreditoren sættes til varens kreditor (det er vigtigt at man på varen har valgt bureauet som kreditor, hvis varen har flydende kreditor vil kreditoren blive ferieboligens kreditor)
- Købsprisen på denne ordrelinje sættes til 0 kr.
- Bogføringen på ordrelinjen vil være:
Debitor | -100,00 DKK |
Ventekonto | 100,00 DKK |
Følgende sker på det tidspunkt rabatten fordeles
- Bogføringen på ordrelinjen bliver afsluttet med følgende:
Ventekonto | -100,00 DKK |
Rabat varesalg (bureau andel) | 100,00 DKK |
Hvis “Rabatten” skal betales af ferieboligejeren
Følgende sker på det tidspunkt rabatten gives
- Der oprettes en ordrelinje med varen Rabat og kreditoren sættes til varens kreditor (det er vigtigt at man på varen har valgt bureauet som kreditor, hvis varen har flydende kreditor vil kreditoren blive ferieboligens kreditor)
- Købsprisen på denne ordrelinje sættes til 0 kr.
- Bogføringen på ordrelinjen vil være:
Debitor | -100,00 DKK |
Ventekonto | 100,00 DKK |
Følgende sker på det tidspunkt rabatten fordeles
- Kreditoren på ordrelinjen bliver skiftet til ferieboligejeren
- Købsprisen på ordrelinjen bliver skiftet til 100,00 DKK
- Betalingsdato på ordrelinje bliver skiftet til den som gælder for ferieboligejeren
- Bogføringen på ordrelinjen bliver afsluttet med følgende
Ventekonto | -100,00 DKK |
Rabat varesalg (ferieboligejer andel) | 100,00 DKK |
Rabat varekøb (ferieboligejer andel) | -100,00 DKK |
Kreditor | 100,00 DKK |
Hvis “Rabatten” skal fordeles mellem bureauet og ferieboligejeren
Her antager vi at “Rabatten” skal fordeles med 70,00 DKK til ferieboligejeren og 30,00 DKK til bureauet.
Følgende sker på det tidspunkt rabatten gives
- Der oprettes en ordrelinje med varen Rabat og kreditoren sættes til varens kreditor (det er vigtigt at man på varen har valgt bureauet som kreditor, hvis varen har flydende kreditor vil kreditoren blive ferieboligens kreditor)
- Købsprisen på denne ordrelinje sættes til 0 kr.
- Bogføringen på ordrelinjen vil være:
Debitor | -100,00 DKK |
Ventekonto | 100,00 DKK |
Følgende sker på det tidspunkt rabatten fordeles
- Kreditoren på ordrelinjen bliver skiftet til ferieboligejeren
- Købsprisen på ordrelinjen bliver skiftet til 70,00 DKK
- Betalingsdato på ordrelinje bliver skiftet til den som gælder for ferieboligejeren
- Bogføringen på ordrelinjen bliver afsluttet med følgende:
Ventekonto | -100,00 DKK |
Rabat varesalg (ferieboligejer andel) | 70,00 DKK |
Rabat varesalg (bureau andel) | 300,00 DKK |
Rabat varekøb (ferieboligejer andel) | -30,00 DKK |
Kreditor | 30,00 DKK |
Håndtering af krydsvaluta
Varefordeling håndterer automatisk veksling mellem den valuta, som varen har på den enkelte reservation, og den valuta som ferieboligen afregnes i. Vekslingen sker med den til enhver tid gældende bogføringskurs. Tilføjes en vare f.eks. på en booking i EUR, og ejeren afregnes i DKK bogføres varen i EUR på salgssiden, men købsprisen skiftes automatisk til DKK, ligesom bogføring til ejeren skifter til DKK.
Håndtering af kursdifferencer
Varefordeling håndterer automatisk en eventuel kursdifference, der opstår som følge af, at bogføringskursen har ændres sig mellem det tidspunkt du anvender varen og fordelingen af denne.
Annullering af en faktura med varefordeling
Du kan først annullere en faktura med en tilhørende varefordeling, når denne er fordelt, og dermed betragtes som afsluttet.
Notifikationscenter - liste med varer til fordeling
Selve listen med varer, der skal fordeles, finder du i notifikationscenteret i øverste højre hjørne af skærmen. Alt efter hvordan det er sat op, kan det se sådanne ud:
eller
Notifikationscenteret viser dig et badge med antallet af varer, som endnu ikke er fordelt.
Hvis bureauet anvender afdelinger, vil dette badge vise antallet af varer, der ikke er fordelt for den afdeling, din bruger er logget ind med.
Rapportliste
Under Rapporter -> Listegeneratoren er der en datakilde som indeholder varefordelinger.
Her kan du opsætte dine egne lister og på den måde får vist fordelingsvarer, eller hente dem ud i Excel til videre brug.
Kommentarer
0 kommentarer
Log ind for at kommentere.