Håndtering af annulleringer der skal ende ud med et tilgodehavende

I forbindelse med lukningen af den Dansk-Tyske grænse er der kommet et behov for at bookinger der annulleres, skal ende ud i et tilgodehavende til gæsten.

I dette dokument vil jeg gennemgå de punkter du skal udføre for at opnå dette.

Eksempel Booking 155100

Booking	4.800 DKK
Ekspeditionsgebyr	100 DKK
Afbestillingsforsikring	750 DKK
Slutrengøring	850 DKK
Total	6.500 DKK
Sum Indbetalt	6.500 DKK
Balance	0 DKK

Eksemplet tager udgangpunkt i at bureauet vil gørende følgende:

1. Annullere en booking-faktura (155100) hvor der er følgende varer
1. Ekspeditionsgebyr
2. Afbestillingsforsikring
3. Slutrengøring
2. Bureauet ønsker at beholde “Ekspeditionsgebyr” samt “Afbestillingsforsikring”.
3. Bureauet ønsker at udbetale “Slutrengøringen” til gæsten
4. Bureauet ønsker at give gæsten et tilgodehavende på bookingen pris som er 4.800 DKK.

Annullering

Vi har udvidet systemet til at man ved annullering af en booking-faktura, kan vælge hvilke af de købte varer der skal tilbageføres til gæsten, og hvilke der ikke skal. Det ses når man klikker “Annuller” ved en booking-faktura.

Som du kan se i eksemplet er der to varer som ikke skal annulleres. Dem som er markeret, er valgt fordi man kan bestemme på den enkelte vare om den skal tilbageføres ved annullering eller ej.

Vælg de varer som ikke skal annulleres og klik OK.

* Der laves nu en “Annullering” af booking-fakturaen
* Der laves også en tillægs-faktura som indeholder “Ekspeditionsgebyr” og “Afbestillingsforsikring”

Efter annulleringen ser regnestykket således ud:

Ekspeditionsgebyr	100 DKK
Afbestillingsforsikring	750 DKK
Total	850 DKK
Sum Indbetalt	6.500 DKK
Balance	5.650 DKK

Bogføring af tilgodehavende

Du har mulighed for at postere tilgodehavende på debitor således du kan benytte det som indbetaling når tilgodehavende skal indløses på en ny reservation.

Hvis du ønsker det, skal du først oprette en LIKVID konto til "Tilgodehavender" (hvis ikke du har en sådan i forvejen).
VIGTIGT: Du skal oprettet kontoen i dit regnskabssystem også, så beløbene kan overføres uden problemer.

Når du har sikret dig at der er en LIKVID konto der kun benyttes til tilgodehavender gør du følgende:

Klik på bogføring på den oprindelige booking-faktura (den som du netop har annulleret) og poster booking beløbet fra DEBITOR kontoen over på LIKVID kontoen for tilgodehavender.

VIGTIGT: Det indskærpes at man i teksten til bogføringstransaktionen skrive en god og sigende tekst. Eksempelvis "Kunden har fået dette tilgodehavende på baggrund af at grænserne til Danmark er lukket".

Efter denne postering ser regnestykke således ud:

Ekspeditionsgebyr	100 DKK
Afbestillingsforsikring	750 DKK
Total	850 DKK
Indbetalt	6.500 DKK
Tilgodehavende til gæsten	-4.800 DKK
Sum indbetalt	1.700 DKK
Balance	850 DKK

Udbetal til gæsten

Nu mangler du blot at udbetale de 850 kr. til gæsten for “Slutrengøringen”. Dette kan du fx gøre via funktionen “Debitor” -> “Afregning”. Opret en afregning, og tast reservationsnummeret. Her kan du nu se at der skyldes 850,00 DKK til gæsten.

Når denne er gennemført ser regnestykke således ud:

Ekspeditionsgebyr	100 DKK
Afbestillingsforsikring	750 DKK
Total	850 DKK
Indbetalt	6.500 DKK
Tilgodehavende til gæsten	-4.800 DKK
Udbetalt til gæsten	-850 DKK
Sum indbetalt	850 DKK
Balance	0 DKK

Tilgodehavende

Du skal kommunikere til gæsten hvilket beløb han/hun har tilgode, samt hvordan de kan anvende det hos jer.

Når der senere kommer en booking fra gæsten skal I lave en indbetaling med det beløb som der er tilgode fra LIKVID kontoen der blev oprettet til formålet. En evt. difference skal betales på normal vis.

Hvis der er en bagkant på den periode hvor tilgodehavender kan indfries og der til den tid fortsat er en saldo på likvidkontoen, kan man regnskabsmæssigt gå ind og udligne de enkelte debitorer op mod det resterende beløb på kontoen.