Opret en vare - stamdata

Video: varighed ca. 8 min.

Generelt om varer

Varer opdeles i 6 forskellige typer:

• Forbrugsvarer (el, vand...)- beregnes typisk efter tællere og afregnes altid bagud.
• Rengøring - denne type bruges til rengøringsstyring.
• Depositum - denne type vare vil altid blive krediteret ved afregning af depositum.
• Forsikring - typen kan udløse data i rapporter.
• Transport - typen kan udløse data i rapporter.
• Standard - alt andet.

For alle varer gælder, at der skal være 2 konti tilknyttet - en købskonto og en salgskonto. Disse konti skal være oprettet før varen kan oprettes.

Der skal også være oprettet en kreditor til varen, inden varen kan oprettes.
Her er en guide til, hvordan du opretter en kreditor - Husejer og Bureau.

Denne vejledning hjælper dig med at oprette stamdata for en vare. Når stamdata bliver gemt, kommer der flere menupunkter (se øvrige hjælpeartikler), som også skal udfyldes for varen.

Sådan gør du:

Gå i Administration -> Varer. Klik på knappen "Opret". Kan bruges på alle varer.

Kun muligt for forbrugsvarer

Er det en forbrugsvarer, der skal oprettes kan du stadig bruge knappen Opret og gennemføre processenb  som beskrevet. Men du kan også klikke på "Opret Forbrugsvare (Beta)".

Det giver et lidt andet billede for stamdata. Der er færre felter, der skal udfyldes, men ellers er processen den samme. Læs evt. mere her.

Opret stamdata

Disse 7 punkter skal som minimum være udfyldt.

1. Kreditor - Der kan vælges mellem 3 typer.
   • Flydende kreditor = varen følger huset, og afregnes til den eksisterende husejer
   • Bureau = bureauet får kostprisen på denne vare
   • En bestemt husejer = denne husejer får kostprisen på varen
     
     
2. Internt navn - Giv varen et navn. Navnet bruges kun internt i bureauet.
   
   
3. Rapportnavn - Det kan være en gentagelse af det interne navn.
   
   
4. Varenr. - Skriv et varenummer. Behøver ikke at være unikt.
   
   Enhed - Her er flere muligheder (stk., sæt, kWh...). Tjek listen for muligheder og vælg.
   
   Varetype - Som udgangspunkt er typen sat til standard. Det er MEGET vigtigt, at den rigtige type er valgt, da det har stor betydning for, hvordan varen håndteres i BookingStudio.  
   
   Betingelser - Oftest er der ingen betingelser. Det benyttes kun, hvis der er et krav om, at nogle betingelser skal være læst inden bestilling af en vare.
   Ved at sætte flueben her, så skal den der booker aktiv bekræfte, at betingelserne er læst.
   Det kræver yderligere opsætning på hjemmesiden for, at det virker.
   
   Teksten med betingelser skal være som et dokument under lejebetingelser i BookingStudio. Herved vil dokumentet blive i listen, som en valgmulighed.
   
   
5. Max. antal per ordre - Dette tal angiver hvor mange du får mulighed for at vælge i en drop-down menu. Hvis det er en forbrugsvarer som f.eks. el, så skal der blot stå “1” her.
   
   Lagerstyret - Ving af her hvis varen skal lagerstyres. F.eks. hvis bureauet har 4 trækvogne, som kan lejes ud. Hvis alle er lejet ud i en bestemt periode, så vil varen ikke være synlige for andre til at kunne bookes. Hvis du benytter dette felt, skal du oprette det antal enheder, du har til rådighed i lageret.
   
   Sortering - det er ikke nødvendigt at udfylde dette felt, men det kan bruges til at bestemme hvilken rækkefølge varerne skal vises i. Det laveste nummer vil blive vist først. Flere varer kan have samme sorteringsnummer, hvilket betyder de vægtes lige meget. 
   
   Kan benyttes på kreditor - dette betyder husejeren kan bestille denne vare.
   
   Kan benyttes på kunder - dette betyder at varen kan sælges på en reservation.
   
   Opkræves - vælg mellem mulighederne:
   Ved booking
   Ved afrejse
   Ved afrejse, men vis ved booking
   Ved booking, skjul pris (udgår)
   
   Prismodel - Vælg mellem:
   "Normal". Dette vil give mulighed for at indtaste et fast beløb som pris.
   
   "Salgspris er procent af aktuelt bookings pris".
   Dette vil give mulighed for at indtaste procenter i prisfeltet.
   Beløbet beregnes som en procentdel af lejen.
   
   "Salgspris er procent af dyreste bookings pris".
   Dette vil give mulighed for at indtaste procenter i prisfeltet.
   Beløbet beregnes som en procentdel af lejen, men nu tages der højde for historikken på en booking. Hvis der har været en ombooking mellem 2 ferieboliger, så vil procenten blive beregnet ud fra den dyreste lejepris.
   
   Beregning - der er mange muligheder for beregninger af prisen (pr. styk, per person, per påbegyndt uge...). Tjek listen for muligheder og vælg.
   
   Vis varen selvom salgsprisen er 0 (nul) - dette felt bestemmer om varen skal vises, hvis salgspris er 0. F.eks. hvis varen kan lånes uden, at det koster noget.
   
   Medtag ikke ved annullering af ordre - Hvis en vare ikke skal modregnes i en annullering (faktura) f.eks. ekspeditionsgebyr og afbestillingsforsikring, så skal dette felt være vinget af.
   
   Tillad altid alle at ændre priser ved salg - varen kan indstilles til altid at tillade redigering af priser, uanset brugerrollens indstilling - denne indstilling vil vinde, hvis der er hak i feltet.
   
   
6. Konto varekøb - Vælg hvilken konto denne vare skal tilknyttes for køb. Du får kun mulighed for at vælge en konti, der ligger under gruppen Varekøb i kontoplanen.
   
   
7. Konto varesalg - Vælg hvilken konto denne vare skal tilknyttes for salg. Du får kun mulighed for at vælge en konti, der ligger under gruppen Varesalg i kontoplanen.
   
   Diverse området er ikke en del af BookingStudios standard opsætning, men indhold kan bruges ifm. rengøringsstyring og skal bestilles. 

Gør varen aktiv (ving af i øverste felt) og klik på Gem.

Flere menupunkter for varen

Når stamdata gemmes, så bliver nye menupunkter synlige.
Gennemgå og udfyld alle punkterne for varen.

Vejledning for de enkelte faner findes her:

• Tekster
• Priser
  
• Tilgængelighed
  
• Relationer
• Lager
  
• Mediearkiv - her kan billeder og filer for varen uploades.
• Skal varen beskattes?
  
  

Eksempel på en udfyldt side for stamdata 

Se hele processen for oprettelse af varer

Denne video gennemgår hele processen i detaljer for oprettelse af en vare.
Videoen er baseret på et webinar afholdt i 2022, og slutter med at gennemgå diverse spørgsmål omkring varer. Videoens varighed: 26 minutter