Opsætning af import fra ekstern kalender (iCal)

Det er muligt at synkronisere en ekstern kalender (iCal) med BookingStudio, så en ejer (eller andet bureau) kan blokere en feriebolig via egen kalender, og blokeringen bliver oprettet i BookingStudio.

Det styres af en app, der opdateres hver 4. time.
Der kan være én ekstern kalender tilknyttet én feriebolig i BookingStudio.

For at sætte iCal op skal du bruge et link til den eksterne kalender (evt. en Google eller Apple kalender). Desuden skal BookingStudio kontaktes for at få App'en installeret og få sat den automatiske kørsel/synkronisering i gang.

Denne guide gennemgår de trin, du skal igennem for at tilføje en ekstern kalender til en feriebolig.

Opret en blokeringsgruppe

Den eksterne kalender skal tilknyttes en blokeringsgruppe i BookingStudio, som benyttes til at styre typen for blokering i kalenderen. Med et hak i checkboksen "Håndteres eksternt" kan data udefra blokere i ferieboligens kalender.

Synkroniseringen vil tilføje og fjerne blokeringer fra den eksterne kalender.

Det er muligt at slette eksterne blokeringer manuelt i BookingStudio, men når de importeres igen, vil blokeringerne atter komme ind, hvis ikke de er blevet slettet fra den eksterne kalender.

Sådan gør du

Gå til menuen: Kontrolpanel ->Oversigt.
Søg Blokeringsgrupper og klik på "Opret blokeringsgruppe".

Obs illustrationen kan variere hos bureauet med andet navn og farvevalg.

1. Giv gruppen et navn.
2. Vælg en baggrundsfarve (for visning af gruppen).
3. Vælg en tekstfarve (for visning af gruppen).
4. Her ses et eksempel på dine valg i punkt 2 + 3.
5. Ving af i "Håndteres eksternt".
6. Klik på "Gem".

I oversigten ligger nu den nye gruppe.

Bestil App'en "Ekstern kalender" via BookingStudio

Kontakt BookingStudio for at få adgang til App'en "Eksterne kalendere", og BookingStudio skal sætte synkroniseringen op.
Når den er oprettet, kan du se den i menuen under Apps.

Opsæt kalender på en feriebolig

Søg ferieboligen, og gå til menupunktet: Blokering.
Når App'en er installeret, kan man til højre se en "iCal import" knap.

1. Tryk på knappen "iCal import"
   
   
2. I sidepanelet, tryk på "+"-knappen.
   
   Hvis der allerede er sat en kalender op, som man ønsker at redigere, skal man i stedet vælge "Rediger" i menuen ud for den oprettede kalender.
   
   
3. I sidepanelet, som bliver åbnet på ny, kan følgende felter indstilles.
   

   

   1. Navn: Giv det et internt navn.
   2. Url: Adressen hvorfra den eksterne kalender skal hentes.
   3. Brugernavn/Adgangskode: Tilføjes, hvis kalenderen kræver et login. Sendes som et basic authentication login.
   4. Aktiv: Denne periodiske synkronisering bliver kun kørt på kalenderen, hvis dette felt er slået til.
   5. Blokeringsgrupper: Vælg den blokeringsgruppe, du netop har oprettet, som blev markeret til ekstern håndtering.
   6. Blokér første dag i kalender events: Markeres hvis den første dag, i de importerede data fra den eksterne kalender, skal inkluderes i de oprettede blokeringer.
   7. Blokér sidste dag i kalender events: Når denne er slået til, betragtes de importerede data som reservationer. Dvs. at den sidste dag i den eksterne kalender vil ikke blive inkluderet i en blokering i  BookingStudio. Dette giver gæster mulighed for at ankomme på den sidste blokeringsdag i den eksterne kalender.
   8. Baseret på tilgængelighed: Hvis denne er slået til, så vil deaktiverede huse med en tilknyttet ekstern kalender ikke blive vist som en import fejl
      
   9. Tryk gem for at gemme ændringer.

Såfremt import-indstillingen er aktiv (punkt 4), vil ferieboligens kalender nu blive opdateret med blokeringer baseret på importen.

OBS test at blokeringen virker som ønsket. Som standard er punkt 6 og 7 slået til, men der kan være forskel på, hvordan de eksterne kalendere og BookingStudio reagerer på hinanden. Punkt 6 og 7 kan bruges til at justere, så blokeringens datoerne falder som ønsket.

Notifikationer ifm. synkronisering

I øverste højre hjørne over menuen ses ikoner.
"Klokken" giver mulighed for at se historik på overførsler og fejlede imports af eksterne kalendere.

Hvis der har været fejl i en overførsel, vil der komme en rød markering på klokken
+ en rød markering ved menupunktet "Fejlede imports af eksterne kalender".

Når du går ind på menupunktet kan du:

1. Vælge den dato, du vil se indlæsninger for
2. Klikke her for kun at se indlæsninger, der ikke er set
3. Klikke her for kun at se fejlede indlæsninger
4. Der kommer en liste frem med ferieboliger ud fra de valgte kriterier (punkt 1, 2 og 3).
   Klik på den enkelte feriebolig for at se historikken (kilden) på overførslen.