E-conomic App - automatisk overførsel af bogføringslinjer fra BookingStudio til e-conomic

Hvad er E-conomic app’en?

E-conomic app’en er en app, der kan tilkøbes til BookingStudio.
Den sørger for, at bureauets e-conomic regnskab dagligt ajourføres med de nyeste bogføringslinjer fra BookingStudio.

Hvad kræves der?

Det kræver, at bureauet har en aftale og et regnskab i e-conomic.

Hvordan virker det?

Når App'en er installeret og klargjort af BookingStudio, vil følgende jobs bliver aktiveret:

• Hver nat startes en kørsel, der henter de seneste bogføringslinjer ind i app’en (det er de linjer, der er kommet til efter forrige nats kørsel).
  Her bliver de klargjort som posteringer til overførsel til e-conomic, hvilket bl.a. indebærer at kontonumre i BookingStudio mappes til tilsvarende kontonumre i e-conomic.
  Det samme foretages med afdelingsnumre, hvis der benyttes afdelinger.
  Man behøver altså ikke have samme kontoplan i BookingStudio og e-conomic.
  
  
• Når alle bogføringslinjer er klargjort, så påbegyndes overførslen af posteringer til en særskilt kassekladde i e-conomic.
  Dette foretages af periodiske kørsler, der overfører klumper på mellem 1000 og 2000 posteringer. Der overføres en klump hvert 10. minut, så hvis der er rigtig mange posteringer, så kan der godt gå nogle timer, før alle posteringer er overført. Alle posteringer vil dog typisk være klar i kassekladden om morgenen.
  
  
• Hvis der er posteringer, der har nul-beløb, så kan app’en sættes til at undlade at overføre dem.
  
  
• App’en er sat op til automatisk at bogføre kassekladden i e-conomic, når alle posteringer er overført uden fejl.
  
  
• Hvis der er posteringer, der fejler under overførslen (det kan skyldes bogføring i et forkert regnskabsår, manglende kontomapning eller noget helt tredje), så vil bureauet blive adviseret pr. e-mail med en liste over de posteringer, der fejlede. Disse posteringer må så håndteres manuelt.
  
  
• Hvis bogføringen fejler i E-conomic efter at alle posteringer er overført til kassekladden, så vil bureauet blive adviseret om dette pr. e-mail. Samtidig vil den natlige bogføring i e-conomic blive suspenderet, så hele kassekladden ses i E-conomic.
  Bureauet må nu rette op på det, der forhindrede bogføringen og bogføre kassekladden manuelt. Derefter skal BookingStudio have besked om, at regnskabet igen er klar til at modtage posteringer, og vi genaktiverer herefter den natlige overførsel.
  
  
• Hvis noget er blevet bogført i e-conomic, som ikke skulle have været det, så skal bureauet lave en ompostering.
  
  
• Hvis du opretter et nyt kontonummer i BookingStudio, så behøver du ikke at gøre yderligere, så længe der er overensstemmelse mellem kontonummer i e-conomic og Bookingstudio. Det vil automatisk komme med i kørslen.

Hvordan kommer vi i gang?

Kontakt BookingStudio support, som vil være behjælpelig med at få det hele sat i gang.