Indlæsning af indbetalinger fra bank

Indlæsning

Bankfiler indlæses under Økonomi -> Indbetalinger. 

Klik på den blå knap "Indlæs ny indbetalingsfil", og vælg den bank filen er fra.
De øvrige felter vil blive udfyldt automatisk. Klik "Indlæs filen".

Nu vises en oversigt over alle de indlæste betalinger i fanen "Klar til bogføring". Dette kan dog variere afhængigt af indstillingerne under Kontrolpanel->Oversigt->Økonomi. Se området "Indstillinger for indlæsning af indbetalinger".

Håndtering af indlæste indbetalinger

En postering med en grøn cirkel foran, er klar til at blive bogført. Systemet har automatisk fundet den reservation, det skal bogføres på, og beløbet stemmer med noget forventet (f.eks. 1 rate).
De øvrige posteringer, med en anden farvet cirkel, skal der ses nærmere på.

Klik på knappen "Ret" forenden af en rækken. I bunden af det næste skærmbillede vises info om, hvorfor en postering umiddelbart ikke er godkendt.


Der er nu 2 valgmuligheder:

• "Afvis denne linie" - dette vil betyde at posteringen flyttes til fanen "Til behandling".
• "Tilknyt reservation" - dette vil betyde at posteringen godkendes, og kan bogføres.

Når alle posteringer er gennemgået, så klik på knappen "Bogfør", og posteringerne flyttes fra fanen "Klar til bogføring" til fanen "Bogførte".

I bogføringsprocessen vil bookinger, der er et tilbud, automatisk blive konverteret til en faktura - og indbetalingerne vil ses på reservationerne under "Indbetaling/Bogføring".

Eksempel på en indbetaling

Reservation 2182 er oprettet som et tilbud d. 06-06-2021 (1). Den 06-10-2021 bliver tilbuddet konverteret til en faktura (2).

Der sker en indbetaling til banken d. 12.10.2021.
Den 13.10.2021 bliver filen fra banken indlæst i BookingStudio, og beløbet bliver bogført.

Når man går ind på "Indbetaling/bogføring" på bilaget på reservationen, så kan man se posteringen.

Indbetalingen er bogført med den dato, pengene blev indbetalt til banken.

Regler i forbindelse med bogføring (dato på faktura)

Når en postering bogføres og bookingen er et tilbud, så konverteres tilbuddet automatisk til en faktura, før der bogføres på den. 

Ved konverteringen til faktura kigger systemet på indbetalingsposteringens bankdato samt tilbuddets oprettelsesdato.

Det nye fakturas ordredato bliver sat til den seneste af ovenstående, dvs.:

• Hvis indbetalingen er foretaget SENERE end tilbuddet er oprettet, så vil indbetalingsdatoen benyttes som fakturaens ordredato
• Hvis indbetalingen er foretaget TIDLIGERE end tilbuddets ordredato (f.eks. hvis tilbuddet er ændret efter indbetalingen i banken, men inden den indlæses i BookingStudio), så vil det aktuelle tilbuds ordredato benyttes som fakturaens ordredato

Selve bogføringen af indbetalingen vil ALTID blive foretaget på indbetalingens bankdato.