Tildeling af opgaver - manuelt/automatisk (rengøringssystemet)

Når indstillingerne er opsat i rengøringssystemet, kan opgaver tildeles servicemedarbejdere enten manuelt eller automatisk.

Denne artikel guider dig igennem processen for tildeling af opgaver.
Følgende emner bliver gennemgået:

• Vælg dato for udførelse af opgaver
• Overskuelig liste ved tildeling
• Manuel tildeling af opgaver til servicegrupper
• Auto-fordeling af opgaver
• Visning af tildeling
• Print til servicemedarbejderne

Serviceoversigten - vælg dato

Serviceoversigten ligger under Ophold->Service->Oversigt.
Siden åbner automatisk med dags dato,

Sæt dine søgekriterier i filteret for at se reservationer med serviceopgaver (rengøring, kontrol, service). Se evt. forklaring på visning og filtrering af dette område.

Vælg den dato du vil tildele opgaver for. Hvilke kolonner, der vises i listen, der kommer frem, afhænger af dine opsatte indstillinger for rengøringssystemet.


- Hvis du ændre indstillinger i filteret efter du har fået listen frem, så opdater listen ved at klikke på ikonet med pilene helt til højre på siden.

Til info
- Hvis du klikker på ikonet “diskette” (gemmer), så viser systemet dine indstillinger i filtrering næste gang, du går ind på siden.

- Hvis du klikker på en overskrift i en kolonne, kan du sortere rækkerne (alfabetisk, numerisk).

Overskuelig liste ved tildeling

En måde at arbejde med tildeling af opgaver på kunne være først at tildele ejer rengøringerne, dernæst rengøring, og så kontrol.

Når opgaver tildeles, så forsvinder de fra listen, hvis filtreringen er sat til "Indbakke" eller "Alle ikke tildelte".

Efter hver tildeling, vil listen blive kortere, og mere overskuelig.

Manuel tildeling af opgaver

Vælg én eller flere ferieboliger (hvis opgaverne er til samme servicegruppe). Når en feriebolig bliver markeret, kommer der nye funktionsknapper frem. Klik på knappen "Tildele servicegruppe".

1. Klik på pilen i det første felt for at få en oversigt over alle servicegrupper. Klik på den ønskede servicegruppe, der skal klare opgaven.
   
   Det er muligt frit at søge efter en servicegruppe ved at skrive navnet på gruppen i feltet.
   Klik Enter for at vælge gruppen (og klik Enter igen for at tildele opgaven til gruppen).
   
   Når servicegruppen er valgt, har du mulighed for at vælge hvilken opgavetype servicegruppen skal klare. Står der auto i feltet, så vil systemet automatisk tildele den opgave, der er bestil på reservationen.
   
   
   
2. Klik på knappen "Tildel"
   
   
3. Servicegruppens navn bliver nu tilføjet i kolonnen "Tildelte servicegrupper" med opgavetypen vist i parentes.
   
   
4. Klik Gem

Auto-fordeling

Hvis opgaverne på ferieboligerne skal fordeles automatisk til servicegrupper, så klik på knappen "Auto-fordel" (der skal ikke markeres ferieboliger først).

Du kan indstille, hvad systemet skal autofordele opgaverne efter - f.eks. kapacitet, kvalitet, om servicegruppen har været i huset tidligere m.m.
Læs mere om indstillingsmulighederne for auto-fordeling her.

Når der autofordeles får du en oversigt over alle ferieboliger med en opgave på den valgte dato, samt en visning af hvor godt et match det er (servicegruppe - feriebolig). Systemet foreslår tildelinger, og sætter flueben hvor matchet er Højt eller Mellem. Du kan tilføje/fjerne et flueben for at justere tildelingerne. Klik på knappen "Tildel xx valgte".
Du behøver ikke at tildele alle opgaver på en gang, og efterfølgende kan du altid ændre en tildeling.

Dette betyder farverne i et match:
Grøn = oplagt match (feriebolig og rengøringsgruppe)
Rød = tilfældigt tildelt
Orange = Gruppen har været i ferieboligen før

Opgaver og kapacitet
I sidste kolonne ses det hvor mange opgaver en servicegruppe har fået tildelt.

Eksempel:

Bruges tidskapacitet (minutter til opgaver oprettet på ferieboligerne/servicegruppe), så vises et kapacitetsfelt her.

I eksemplet har servicegruppen fået tildelt 2 opgaver, der ialt tager 5 timer og 50 minutter at udfører.
Systemet beregner selv, når der ikke mere tid til opgaver hos denne gruppe. Når der er fyldt, så vil systemet foreslå en anden servicegruppe til næste opgave (afhænger af bureauets indstillinger for auto-fordeling).

Visning af tildelte opgaver

Når opgaver er tildelt (og visningen er f.eks. Alle i filteret), så ses servicegruppen i kolonnen Hold.

Holdes musen over firkanten foran servicegruppens navn, så kan det ses hvordan opgaven er blevet tildelt (i dette eksempel er det tildelt manuelt) og hvem der har tildelt opgaven.

Klikkes der på servicegruppens navn, kan man se kontaktdetaljer for servicegruppen.

Print opgaveliste til servicegrupper

Læs mere her: Udskriv opgaveliste til servicepersonalet (rengøringssystemet)