Beskrivelse
Servicesager er et tilkøbsmodul (kontakt BookingStudio for installation).
Modulet bruges til at oprette sager på den enkelte feriebolig, som derefter kan udføres af bureauets servicepersonale eller eksterne håndværkere. Der kan tilknyttes forbrugte varer og tid på opgaverne, som efterfølgende kan blive faktureret til husejeren.
Læs mere om indstillinger inden modulet tages i brug, og hvordan man opretter en servicesag.
Denne artikel gennemgår:
- Samlet overblik over alle servicesager
- Filtreringsmuligheder
- Videre håndtering af en servicesag ( udskriv rekvisition, fakturering ...)
- Afslut servicesag
- Her vises servicesager også
Overblik over servicesager
Alle oprettede servicesager bliver vist her: Ophold -> Servicesager.
Søg
Du kan søge efter en bestemt sag. Der kan søges på kreditornavn, husnavn, adresse, sagsnummer samt sagens emne og beskrivelse. Du kan eventuelt benytte jokertegn som * og ?
Filtreringsmuligheder
Du kan lave en hurtig filtrering for Kategori, Prioritet, Status og Ansvarlig - ved at klikke direkte på én eller flere af de 4 viste kasser under "Opret servicesager". (a)
En pop-op menu vil komme frem med filtreringsmuligheder for den enkelte kasse.
Eller du kan benytte knappen "Filtrer sager" (b) for at få flere muligheder for filtrering - f.eks. dato og afdeling.
Filtreringsmulighederne for Kategorier, Prioritet og Status er oprettet af bureauet.
(se evt. hvordan der kan oprettes flere eller ændres her).
Videre håndtering af en servicesag
I oversigten over alle servicesager, kan man klikke på overskriften i kolonnerne for at få rækkerne til at lægge sig alfabetisk eller i nummerorden.
Ved den enkelte servicesag er der yderligere valgmuligheder for håndtering
-
Redigere indholdet i sagen (se evt. detaljer for indhold her)
-
Fakturer sagen - her oprettes et udlæg, hvis der er varer med salgspriser på sagen.
Eksempel:
Når der klikkes på "Opret udlæg" bliver du bedt om at bekræfte det.
Der er nu oprettet et udlæg til afregning. Hvis du klikke på servicesagen igen, så er der nu kommet et nyt menupunkt "Udskriv udlæg".
Som standard ser printet sådanne ud:
-
Slet sagen
-
Udskriv sagen
-
Udskriv rekvisition
Det er muligt at udskrive en rekvisition til håndværkerne.
EksempelIndholdet i feltet "Beskrivelse" på servicesagen, og det der er skrevet i "Tilknyttede håndværker" bliver vist på rekvisitionen.
OBS Feltet "Notater på sagen" på en servicesag er bureauets interne notater, og de vil ikke blive vist på en rekvisition.
Afslut en sag
Er man inde på en sag, så er der i bunden af siden 4 funktionsknapper.
De 2 midterste knapper ændre status på sagen.
- "Afslut til fakturering" vil ændre status på sagen til "Klar til fakturering"
- "Luk sagen uden fakturering" vil ændre status på sagen til "Afsluttet"
Når du klikker på en af de 4 knapper, så kommer du tilbage til oversigten over alle sager.
OBS alt efter hvad dit filter i oversigten er sat til, så kan din sag nu være forsvundet fra listen.
Når en sag først er afsluttet, så bliver den låst, og det er ikke muligt at ændre det efterfølgende.
Eksempel
Hvis du har klikket "Afslut til fakturering" på en sag og oversigten viser "Status: Alle igangværende", så vil du ikke længere kunne se sagen i listen. Ændres filteret i oversigten til "Status: Klar til fakturering", så kommer sagen frem igen.
Du kan også se sagerne med status "Klar til fakturering" og "Afsluttet" ved at klikke i menulinjen foroven.
Luk gamle sager, så overblikket bevares.
Advarsel ved afslutning af en sag
Hvis man forsøger at afslutte en sag, hvor der er registreret timer eller varer, og man vælger at afslutte den uden at fakturere, så kommer der en boks op, der kræver en begrundelse for handlingen.
Man kan først afslutte, når der er skrevet en begrundelse. Denne begrundelse kan ikke senere ændres, når der først er gemt.
Man vil altid kunne finde begrundelsen igen ved at klikke på revisionsloggen for en sag.
Her vil man også kunne se hvornår den er lukket og af hvem.
Her vises servicesager også
I rengøringsstyringen
Når man bruger modulet Servicesager, så er der en knap "Servicesedler" til servicesager i rengøringsstyringen (menu: Ophold -> Service).
Ses et tal på knappen, så ligger der det antal servicesager på ferieboligen (Alt fra "Ikke behandlet" til "Afsluttet"). Klik på knappen og yderligere detaljer om servicesagerne kommer frem.
Klik på "Rediger serviceseddel" for at se alle informationer på servicesagen og evt. tilrette indholdet.
Der kan også oprettes servicesager via rengøringsstyringen på den enkelt feriebolig.
Klik på "Servicesedler" (med eller uden tal), og dernæst på "Opret serviceseddel".
Du får samme skærmbillede, som når du opretter en sag i Servicesager.
På Ferieboligen
Gå til en ferieboligs stamdata, og der er en fane, hvor alle servicesager på ferieboligen samles.
Et tal i fanenavnet viser, at der er sager oprettet på ferieboligen, og hvor mange.
På denne side har du også mulighed for at oprette en ny servicesag på ferieboligen. Du kan også se og redigere en eksisterende servicesager. Du behøver ikke at klikke på det lille "Vis" link, men kan klikke et sted på hele rækken for at se sagen.
Yderligere info
Statistik
I menuen Rapport ->Oversigt->Område: Service
er der mulighed for at trække en rapport med "Statistik over servicesager".
For en valgt periode vises servicesager opdelt efter kategorier, servicegruppe eller feriebolig.
Servicesager på ferieboliger kan vises opdelt på kategorier eller status.
Vedlæg faktura fra eksterne leverandører til servicesagen
Der findes et ekstra tilkøbsmodul "Udlægsbilag", der gør det muligt at vedhæfte indscannede bilag f.eks. fra eksterne leverandører til en servicesag.
Kommentarer
0 kommentarer
Log ind for at kommentere.