Video varighed: 7:46
Når en gæst afrejser, kan der foretages et tjek ud via Front Desk. Her kan varer returneres, forbrug kan tastes og det sidste på reservationen kan blive afregnet. Det kan gøres med det samme eller senere. Når en gæst er tjekket ud vises det tydeligt i Front Desk, så du hele tiden har overblik over hvem, der er tjekket ud, og hvem der mangler at blive det på selve dagen.
OBS visning og funktioner i denne artikel kan variere i forhold til det, du ser i din BookingStudio installation, da Front Desk kan indstilles forskelligt.
Flere måder at tjek ud på
Vælg: Front Desk ->Afrejse ->Klik på en reservation, der skal tjekkes ud.
I toppen af siden er der 3 funktionsknapper.
Gem bruges når noget er ændret på en reservation, og gæsten ikke skal tjekkes ud endnu.
Hvis der f.eks. tilføjes en vare via Front Desk, så vil der dannes en manuel faktura på reservationen, når der klikkes på gem.
Tjek ud til kø bruges når service, ejer og øvrige medarbejdere skal have besked om, at der er tjekket ud, men reservationen er ikke færdigbehandlet. Dette gør det muligt at taste f.eks. forbruget senere.
Reservationen vil stå som tjekket ud under Afrejser, men vil også blive vist i fanen Uafsluttede til videre bearbejdning.
Tjek ud bruges når forbruget er tastet, og alt er afregnet.
Herved er reservationen færdigbehandlet og afsluttet.
Tjek ud før tid
Hvis en gæst tjekker ud før tid, så ændre ferieboligens kalender sig ikke automatisk. Hvis man ønsker at dagene, som opholdet er forkortet med, bliver frigivet til at andre kan booke, så skal der laves en ombooking af reservationen.
Forbrugsvarer i samme sprog som reservationen
Forbrugsvarer vises på samme sprog som reservationens sprog. Hvis du er i tvivl om, hvilken varen det er, så kan du holde musen hen over vareteksten, og forbrugsvarens interne navn vil blive vist.
NUL registreringer ved forbrugsvarer
Det er muligt at taste NUL registreringer ved en forbrugsvare. Det gøres ved at sætte start og slut tæller til det samme tal.
Validering af forbrugstal
Der valideres på forbrugstal. Som standard bliver man advaret, hvis forbruget er mere end 1000 enheder. Det vises ved, at kassen med tallet bliver gul, og der er en forklarende tekst for årsagen.
Systemet validerer på tal fra sidst aflæsning til første aflæsning af den nye reservation. Forklaring på advarslen vises, når musen holdes over den gule kasse. Der vil også automatisk komme en rød tekst frem.
Systemet validerer også på start og slut tallet, der indtastes. Forklaringen vises automatisk med rød tekst.
Validering af forbrugstal ift. forbrugsstatistikken
Hvis der er registreret forbrug inden for de sidste 3 år på en tællervare, så er der statistik som forbruget kan valideres imod. Hvis der er opsat en forbrugsvareregel, så kommer der en advarsel, hvis det tastede forbruget afviger fra det forventet forbrug (ift. til statistikken).
Det er ankomstdatoen, der definerer hvilken måned, der anvendes tal fra til validering.
Læs mere om forbrugsvareregler her.
Ret forbrugspriser (købs- og salgspris)
Ved linjen med forbrugsvaren er det muligt at klikke direkte på enhedsprisen og rette beløbet.
Det kræver at indstillingerne for Front Desk er sat op til dette.
Når tællertal for forbruget er indtastet, så kommer der en fakturalinje frem, hvor bl.a. den samlede købspris for forbruget vises. Klikkes der på dette tal, så kan enhedsprisen for købet af forbrugsvaren ændres.
Tilføj varer til afregning
Hvis der skal tilføjes varer til afregning, så klik på "Tilføj vare" nederst på siden under Faktura.
Et sidepanel dukker op. Du kan tilføje en vare ved at klikke på + for at sætte et antal udfor varen.
Varelinjen oprettes automatisk i området faktura.
Fjern varer fra reservationen
Der er muligt at kreditere varelinjer, også vare med 0 i salgspris, direkte fra Front Desk.
Gå til området reservationsoversigten, og klik krediter ud for varen.
Er der købt flere slags af samme vare, så kan du ændre i antallet, hvis det ikke er alle, der skal krediteres. Beløbet til kreditering kan også justeres.
Klik på udfør, og du kan se, at varen nu ligger til modregning på fakturaen.
Det er også muligt at fjerne varelinjer i faktura området ved at klikke på fjern.
Afregn depositum
Hvis der arbejdes med depositum, så kan det afregnes i Front Desk på en reservation i forbindelse med en afrejse. Klik på "Afregn", når du står på reservationens afrejsebillede.
Beløbet vil blive vist som en varelinje i fakturaområdet, og det samlede beløb bliver tilpasset.
Læs evt. mere om opsætning af en depositumvare og kreditering af depositum her.
Betaling med forskellige valuta
Betalingsboksen i Front Desk understøtter betaling med flere forskellige valutaer på én gang. Dette kaldes splitbetaling. Måske en udenlandsk gæst ønsker at afregne med de sidste danske kroner og resten i Euro.
- Vælg indbetalingstypen. Front Desk kan være opsat med flere forskellige indbetalingstyper, der kan bruges til afregning - f.eks. kasse, bank....
(dette er opsat under Kontrolpanel->Indbetalingstyper).
- Når beløbet er tastet i den først valuta (kolonne: beløb til afregning), så retter kolonnen med restbeløbet sig til, og man kan se, hvad der nu mangler at blive afregnet. Klikkes der på tallet for restbeløbet, så føres det automatisk over i kolonnen med beløb til afregning.
Når der står nul i kolonnen for restbeløbet, så er alt noteret til afregning, og der skyldes ikke mere på reservationen.
MobilePay
I Front Desk kan man slå en MobilePay knap til ved danske kunder. Det eneste den gør er at undertrykke, at ordren ikke er i balance, når der tjekkes ud.
For at den bliver vist skal funktionen være slået til under Kontrolpanel->Front Desk.
Einmal Lastschrift
Einmal Lastschrift også kaldet DirectDebit kan bruges ifm. tyske gæster.
Ad den vej kan man trække ét beløb direkte fra gæstens konto.
Det er en funktion BookingStudio skal slå til, hvis du ikke kan se den.
Kommentarer
0 kommentarer
Log ind for at kommentere.