Udlæg

Bureauet kan midlertidigt lægge ud for omkostninger for en kreditor. Det gøres ved at oprette et udlæg, der afregnes senere i en kreditorafregning.

Et udlæg er tilknyttet en kreditor, og ikke en reservation. Det får sit eget bilag (en "faktura"), når det oprettes.

Udlæg håndterer kun en salgsside (salg til kreditor). På købssiden vil der altid stå 0 i pris og med kreditor som kreditor, uanset hvilken vare man bruger til udlægget.

På kreditor siden og i husejeroversigten kan man se hvilke udlæg, der er oprettet og afregnet.

Denne artikel gennemgår følgende:

• Opret udlæg
• Afregning af udlæg
• Udlægsoversigt
• Udlæg i husejeroversigten
• Udlæg ifm. afdelinger
• Udlægsbilag vises i kreditorkommunikationen

Til info. Hvis man ønsker at kunne bogføre både Købs- og Salgssiden på et udlæg, så skal man anvende Udlægsbilag (dette er en App). Her er det også muligt at vedhæftet et bilag (f.eks. en faktura fra en håndværker) som dokumentation.

Opret udlæg

Gå til Administration ->Kreditor-> Udlæg.

Klik på knappen "Opret udlæg".

1. Vælg sprog, valuta der skal afregnes i, og hvornår der skal betales
2. Kreditorer - Klik på det tomme felt for at få en oversigt over alle kreditorer. Klik dernæst på den ønskede kreditor for at vælge
3. Vare - klik på det tomme felt for at få en oversigt over alle dine varer. Klik på en vare for at vælge. Noter antal og den ønskede salgspris
4. Tekst - da udlæget får sit eget bilag og kun refererer til kreditor, er det en rigtig god idé at skrives en uddybende tekst her. Det er det eneste sted, der kan fortælle noget om, hvad udlæget drejer sig om. Det erstatter teksten for varen. Klik på knappen "Tilføj"
   
   
5. Når en vare tilføjes, lægger den sig som en varelinje under Varenavn. Det er muligt at tilføje flere varelinjer ved at udfylde punkt 4 igen og klikke "Tilføj ekstra varelinie".
   Du kan tilføje alle de varelinjer du ønsker. Systemet beregner selv den totale sum på udlæget.
   

Klik "Opret" for at oprette udlæget.

Du bliver bedt om at bekræfte, at du ønsker at oprette udlæget.
Til info kan dette ikke fortrydes eller ændres, når det først er oprettet.

Klik "Opret".

Du lander på startsiden for Udlæg, og kan nu se, at det nye udlægsbilag ligger øverst i listen.

Udlæg afregnes i kreditorafregningen

Når kreditor afregnes, vises udlæg også i afregningen. Klik på en kreditor, for at ses alle poster. Udlæg vises som en selvstændig post med eget faktura og reservationsnr., og en samlet sum.

Klikkes der på fakturanummeret, kan du se bilaget og detaljerne for udlæget.

I afregningen kan du vælge om bilaget skal medtages ved at sætte et flueben i kassen foran udlæget.

Udlægsoversigt

Går man til en kreditors stamdata, er det muligt at se en oversigt over alle dennes udlæg.
Klik på menupunktet "Udlægsoversigt" i den grå menulinje.

Udlæg vises i husejeroversigten

I husejeroversigten er der er et område, hvor alle udlæg bliver samlet og specificeret.

Udlæg ifm. afdelinger

Hvis du arbejder med afdelinger, så vær obs på, at et udlæg afregnes direkte til kreditor. Kreditor er ikke tilknyttet en afdeling ligesom en feriebolig er det. Systemet registrerer den afdeling, bureauet er logget ind med, når udlægget oprettes.

Udlægsbilag vises i kreditorkommunikationen

Det er muligt at se de udlægsbilag, der er faktureret til kreditor under fanen "Kommunikation" på kreditors stamdata.

Ved klik på forstørrelsesglasset ud for visningen åbnes bilaget i et nyt faneblad.

Udlægsbilag bliver vist som en samlet besked for mailen og bilaget. Bilaget vil blive vist som en vedhæftning på mailen.