GDPR - indstillinger

I forbindelse med GDPR lovgivningen kan man udføre en lovmæssig korrekt sletning af kunder og kreditorer i BookingStudio. Da kravet om at kunne blive slettet, godt kan overstyres af andre lovmæssige forpligtelser, så sker sletningen i flere faser.

F.eks. kan en kunde ikke slettes helt, før end bureauets pligt til at opbevare regnskabsmateriale er opfyldt. Perioden for opbevaring kan variere, men er i Danmark typisk 5 år + indværende år. Så værdien i dette felt skal være 6 år.

Under GDPR indstillinger sættes bureauets ønsker til processens start og endelig sletning.

Kun Administratorer og medarbejdere med GDPR tilladelse i brugerrollen, har rettigheder til at sætte GDPR indstilling og foretage sletning.

Sådan gør du

Søg GDPR via supersøgeren eller finde det under kontrolpanelet.
Vælg GDPR indstillinger.

Indstillinger for GDPR sletning

1 - Forsinkelse af sletning
Her noteres det antal timer, systemet som minimum skal vente, inden der slettes nogen information.

2 - Dage til sletning
Her noteres det antal dage, som der skal gå efter sidste aktivitet på personen (reservation eller transaktion) før en bestilt sletning påbegyndes.

• Hvis en kunde har bookinger, så påbegyndes sletningen x dage (antallet i feltet) efter seneste bookings afrejsedato.
• Hvis en kunde ikke har bookinger, så udføres sletningen omgående.

3 - År til endelig sletning
Her angives det antal år, som data skal gemmes efter gældende lovgivning.

Retentionperiode for regnskabsmateriale:

• Ingen
• 1 år beregnet fra seneste bookings ankomstdato
• 2 år beregnet fra seneste bookings ankomstdato
• 3 år beregnet fra seneste bookings ankomstdato
• … osv.

Ændring af indstillingerne

Alle ændringer i disse indstillinger logges. Indstillinger træder kun i kraft på fremtidige GDPR sletninger. Eksisterende GDPR sletninger bliver udført med de indstillinger, der var gældende på tidspunktet for oprettelsen.