Indstillinger for online bookinger

Du har mulighed for at indstille godkendelses workflowet og hvilket dokument, der sendes til gæsten, når der bookes online, eller du kan lade være med at sende noget. Du kan også indstille, hvad du vil se i notifikationscenteret og hvordan afdelinger skal vises overfor brugeren.

Du finder indstillingerne her: Kontrolpanel -> Godkend ordrer workflow.

Workflow trin

Workflowet er følgende:
- Først ledes du igennem en debitorvask
- Så vises ordren hvor du har mulighed for at foretage ændringer
- Når der trykkes på Gem knappen på ordre siden = Ordre godkendes

Hvis online ordre kun kan risikere at blive redigeret, hvis der er notater, så kan "rediger ordre" indstilles til dette. Er den funktion slået til, vil det betyde, at hvis der ikke er nogen notater på ordren, så skal man blot igennem en debitorvask. Når man klikker gem til den side så er ordren godkendt.

Dokument og visning

I det næste på siden for indstillinger finder du følgende muligheder:

1. Send bekræftelse, tilbud eller intet
2. Notifikationer for ordrer
3. Standardvisning for afdelinger

1 - Send bekræftelse, tilbud eller intet

Her kan du vælge, hvilket dokument der skal sendes til kunden, når der bookes via website eller API.

• Bekræftelse: Her sender systemet dokumentet "ordrebekræftelse" til kunden, når de booker. Når bookingen er godkendt af jer sendes dokumentet "tilbud" til kunden.
• Tilbud: Her sender systemet dokumentet "tilbud" til kunden, når der bookes, og ikke noget når der godkendes
• Intet: Her sender systemet ikke noget til kunden, når der bookes og heller ikke noget, når der godkendes.

Når der vælges tilbud
Når "Send tilbud" markeres, kommer der 2 ekstra linjer frem.

• Hvis man vælger, at der skal sendes ordrebekræftelse, hvis notater er udfyldt, så vil en "ordrebekræftelse" blive sendt. Når bookingen efterfølgende er godkendt af jer, sender BookingStudio dokumentet "tilbud" til gæsten.
• Hvis man vælger " Send dog bekræftelse hvis kunden matcher en spærret kunde", så laves der ved booking et tjek på matchende kandidater til debitorvask. Hvis der findes nogle kandidater, som er spærret, så udsendes ordrebekræftelsen i stedet for tilbud.

2 - Notifikation

På konfigurationssiden kan du bestemme om det kun er antallet af tilbud som vises (standard) i den røde boble, når der kommer nye ordre, eller det er summen af tilbud og optioner.

Hvis "Nye ordrer" ikke ligger som ejet ikon, så klik på klokke ikonet for at se det.

Hvis jeres løsning har afdelinger, så har I også mulighed for at bestemme om tallet, der vises, er for alle afdelinger eller kun den afdeling, du er logget ind på.

3 - Vælg standardvisning for afdeling

Her kan du vælge hvorvidt selve godkendelsesworkflowet som udgangspunkt skal vise afdelingen, brugeren er logget ind i, eller alle afdelinger.